Un outil qui a révolutionné l'organisation de mon travail

Que dois-je organiser avec Workflowy ?

• Listes de choses à faire. Cela fait longtemps que je cherche en vain des outils adaptés à la gestion des listes de tâches. Ceux que j'ai trouvés jusqu'à présent étaient trop compliqués, trop puissants, trop peu flexibles ou pas assez bien intégrés aux autres outils
• Contrôle de la délégation. La délégation des tâches n'est parfois pas facile à organiser. Une tâche est déléguée, son achèvement à une certaine date doit être vérifié, d'autres employés sont impliqués.
• Établissement de priorités. Les tâches ont des priorités. Il y a des priorités parce que la tâche est importante ou parce qu'elle est urgente ou les deux. Comment faire la distinction entre les deux et comment m'assurer que j'utilise correctement mon budget temps ?
• Gestion des idées. Chaque jour, je pense à de nombreuses choses qui pourraient être faites, ou auxquelles il faudrait réfléchir davantage, ou dont il faudrait discuter avec l'un ou l'autre employé. Où est-ce que je laisse tout ça ?
• Techniques de création. De nombreux projets et idées doivent faire l'objet d'une longue réflexion. Il y a de nombreux aspects et idées à prendre en compte. Le mindmapping, le brainstorming et d'autres techniques sont utiles à cet effet et nécessitent une documentation et une visualisation appropriées. Parfois, on ne travaille pas seul, mais on développe des idées en équipe. Cela doit également être possible.
• Listes. Beaucoup de choses doivent être rassemblées dans des listes. Qu'il s'agisse d'options d'action, de personnes de contact dans un projet, de clients importants et bien plus encore. Beaucoup de ces listes sont hiérarchisées, de sorte qu'un sous-élément de liste est à nouveau une liste, etc.
• Organisation de la réunion. De quoi d'autre voulais-je discuter avec cet employé ou cette personne de contact ? Qu'est-ce qui a été convenu ? De quoi a-t-on discuté ?

Ce qui rend la tâche particulièrement difficile, c'est que les frontières entre ces éléments sont fluides et dynamiques. Une idée peut rapidement se transformer en un projet créatif, qui se transforme ensuite en éléments de délégation individuels, et ainsi de suite. Les priorités deviennent des points de réunion, qui deviennent des points de délégation, qui redeviennent des priorités. Et tout peut avoir des échéances et/ou des priorités. L'idéal est donc de gérer toutes ces exigences organisationnelles dans un seul outil.

Cela semble être un outil très puissant et compliqué. C'est le contraire qui est vrai.

Workflowy est un outil très intelligent, simple et rapide que vous pouvez en fait utiliser pour traiter pas grand chose de plus que des listes hiérarchiques de points miroir. Donc quelque chose comme :

• Overpoint1
  • Sous-article
    • Détails
    • un autre détail
  • une autre sous-rubrique
• superpoint2

Cette fonction simple est complétée par quelques outils très simples. Par exemple, vous pouvez réduire et développer des sous-points individuels sur chaque couche. Vous pouvez également visualiser une couche particulière individuellement. Ensuite, il y a l'idée des tags connus par exemple de Twitter. En préfixant chaque mot par #, il devient une balise que vous pourrez facilement rechercher par la suite. Mais vous pouvez également effectuer des recherches très efficaces par d'autres moyens. Par exemple, en tapant "Peter" dans le champ de recherche, je peux limiter l'ensemble de la liste hiérarchique aux lignes dans lesquelles le mot "Peter" apparaît. Et je peux marquer chaque ligne ou des niveaux hiérarchiques entiers comme "Terminé" et ainsi les masquer dans la vue standard. Oh oui, tout cela dans le cloud bien sûr, donc utilisable dans n'importe quel navigateur de n'importe où (y compris smartphone ou tablette) à tout moment.

C'est à peu près tout. Ce qui rend cet outil intelligent et pratique, c'est la façon dont vous l'utilisez. Ceci n'est pas prédéterminé par les créateurs de Workflowy, mais ici chacun peut et doit trouver sa propre méthode.

Comment je travaille avec Workflowy

1. Comme premier niveau, j'utilise des thèmes comme "Marketing", "Guide du vin", "Privé", etc.
2. Je saisis chaque idée de concept, chaque todos, chaque projet, chaque point de rencontre en dessous et, bien sûr, j'utilise à nouveau des structures hiérarchiques
3. Chaque employé a un tag tel que #Peter, #Hans. Quand je veux discuter de quelque chose avec Peter, j'utilise son tag
   • Rencontre à Dortmund avec le client X
     • Trouver une salle de réunion à Dortmund
     • Fixer un rendez-vous
       • Parlez à #Hans quand il aura le temps
     • Train de livres

   Ensuite, la prochaine fois que je parle à Hans, je sélectionne tout mon Workflowy avec le tag #Hans et j'obtiens tous les éléments de la réunion avec lui. Ce n'est pas pour rien que de nombreux rendez-vous avec les employés sont maintenant simplement appelés "réunion Workflowy"

4. Je donne des étoiles à mes propres todos pour leur priorité, donc *, ** ou ***. L'avantage est que je peux toujours sélectionner la liste par *** et trouver tous les premiers prix ou par ** et voir tous les prix moyens à élevés
   • Rencontre à Dortmund avec le client X
     • Trouver une salle de réunion à Dortmund **
     • Fixer un rendez-vous
       • Parlez à Hans, quand il aura le temps
     • Réserver un train *
5. Lorsque certains sujets sont remis à plus tard, j'utilise une étiquette pour cette semaine calendaire :
   • Rencontre à Dortmund avec le client X
     • Trouver une salle de réunion à Dortmund, seulement après la pause estivale #KW40
     • Fixer un rendez-vous
       • Parler à #Hans, quand il aura le temps
     • Train de livres
6. Je contrôle la délégation en utilisant le tag #KW en conjonction avec les tags des employés, comme ceci :
   • Rencontre à Dortmund avec le client X
     • Trouver une salle pour une réunion à Dortmund, après les vacances d'été #KW40
     • Fixer un rendez-vous
       • Parlez à #Hans quand il aura le temps. Je ne peux pas venir pour le moment, mais faites-moi signe dans #KW34
     • Train de livres

   Maintenant, il vient à mon secours que vous pouvez rechercher non seulement les tags, mais aussi l'exclusion des tags. Ainsi, si je recherche : "#Hans -#KW", je vois tous les points de réunion avec Hans qui ne sont pas mis en attente.

7. Au début de chaque semaine, les tags #KW des semaines respectives sont recherchés et remplacés. En marquant l'élément comme fait, en en faisant une tâche distincte ou en laissant la journée à l'employé, l'élément revient dans la liste de conversation avec l'employé.
8. J'utilise également les balises #KW lorsque je veux savoir si, par exemple, une personne externe a répondu à un courrier qui était important pour moi :
   • Rencontre à Dortmund avec le client X
     • Trouver une salle de réunion à Dortmund, seulement après la pause estivale #KW40
     • Fixer un rendez-vous
       • Parlez avec #Hans quand il aura le temps. Il ne peut pas le dire pour le moment, mais il me le fera savoir dans #KW34
       • M. Müller Mail écrit, quand il a le temps. Répondu ? #KW38
     • Train de livres
9. Enfin, voici un exemple de listes créatives :
   • Rencontre à Dortmund avec le client X
     • Trouver une salle de réunion à Dortmund, seulement après la pause estivale #KW40
     • Fixer un rendez-vous
       • Parler avec #Hans, quand il aura le temps. Je ne peux pas le faire pour le moment, mais vous me le ferez savoir dans #KW34
       • M. Müller Mail écrit, quand il a le temps. Répondu ? #KW38
     • Train de livres
       • ou aller en voiture ?
         • plus rapide
         • mais je ne suis pas reposé au rendez-vous
         • peut-être combiner avec un autre rendez-vous ?
       • ou voler ?
         • trop de travail, parce que l'aéroport est trop loin

J'espère avoir pu transmettre ma façon de travailler avec Workflowy. Bien sûr, cela peut être complété ou modifié à volonté. Workflowy lui-même est complètement flexible.

Essayez-le

Je voudrais également mentionner que vous pouvez partager votre Workflowy avec d'autres personnes à n'importe quel niveau. Avec des droits de lecture et/ou d'écriture. Cela favorise également le travail en équipe.

Essayez donc. Jusqu'à 1000 lignes Workflowy est gratuit. Au-delà, cela coûte 5 euros par mois.