Les agences de relations publiques agissent de plus en plus souvent en tant qu'organisateurs d'événements. Avec des concepts tels que les salons d'agence, elles revitalisent la concurrence. En effet, elles ne sont pas limitées à un seul emplacement. De plus, les agences se considèrent comme des professionnels de la communication. Cela crée également de nouvelles opportunités en période de crise.
Les organisateurs de foires viticoles et de séminaires sur le vin font face à une nouvelle concurrence : les agences de relations publiques qui proposent des événements et créent même de nouveaux formats. Elles apportent un savoir-faire et des ressources qui peuvent leur donner certains avantages dans une concurrence acharnée. La condition préalable est des concepts viables et ciblés.
Le fait que les agences organisent également des événements n'est fondamentalement pas nouveau. Les dégustations, les dégustations culinaires de vin, les menus de vin ainsi que les apparitions lors de foires ou de festivals font déjà partie du portefeuille des experts en communication. Cependant, lors de tels événements, généralement, un seul client d'agence a la scène : ces événements concernent un seul pays viticole, une seule région viticole ou un seul producteur de vin.
Une foire d'agence, en revanche, offre un forum pour plusieurs clients en même temps à un seul endroit, similaire à la foire d'un importateur ou d'un détaillant. Les clients n'ont certes pas d'apparition exclusive, mais dans un cadre si limité qu'ils bénéficient d'une grande attention. De plus, l'agence peut elle-même présenter ses compétences en communication, en organisation et en expertise et entretenir des contacts.
Meike Frers est directrice générale chez ff.k Relations Publiques
ff.k Relations PubliquesL'agence de Hambourg ff.k Relations Publiques a développé avec le „vin.campus“ une foire d'agence avec un programme de séminaire. Entre-temps, le format a eu lieu en trois ans à trois endroits en Allemagne. „En 2022, nous avons lancé notre premier vin.campus car nous avons reconnu que le marché avait besoin d'un format encore plus efficace et plus ciblé que la masterclass classique sur un seul sujet avec dégustation libre“, explique Meike Frers, l'une des directrices générales de ff.k.
C'était immédiatement après la pandémie de Covid. Les événements viticoles avec des invités dans une pièce n'avaient pas pu avoir lieu pendant deux ans, et l'industrie avait soif de se retrouver en personne. Dans le secteur B2B ainsi que dans le B2C, les foires viticoles qui avaient été mises en pause ont été relancées – et de nouvelles sont apparues. Elles sont organisées par des sociétés de foires, des prestataires de services spécialisés en événements et en marketing, ainsi que des détaillants en gros et au détail. La plupart de ces événements ont une portée régionale.
Les sociétés de foires sont liées à un endroit : elles louent des espaces sur leur propre site. Les foires des détaillants se déroulent également au siège de l'entreprise, que ce soit dans des locaux propres ou dans des salles louées. Les agences, en revanche, peuvent choisir librement le lieu de l'événement et s'adapter à l'endroit où se trouve le public le plus attrayant. Cela rend le concept flexible, mais signifie également que pour chaque occasion, le lieu, l'emplacement et l'équipement doivent être choisis et organisés spécifiquement.
Il est donc d'abord nécessaire de déterminer le cadre temporel et géographique ainsi que le public cible – un travail de marketing classique. Où, quand et à quelle fréquence la foire d'agence doit-elle avoir lieu ? Une tournée dans plusieurs endroits en quelques semaines ou un événement annuel dans une ville ? Qui doit exactement se rassembler à la foire ? Combien d'exposants et de visiteurs peut-on attendre ? En fin de compte, cela détermine également les locaux.
„En tant qu'agence de relations publiques, nous avons l'avantage par rapport aux organisateurs de foires ou d'événements de ne pas avoir à effectuer une acquisition d'exposants complexe, car les participants sont déjà là – grâce à nos budgets actuels“, souligne Meike Frers. Il est de la responsabilité d'une agence de communication de rendre ses clients visibles au public et de les amener dans la conversation. „Cela fonctionne avec des articles dans les médias et de la publicité tout aussi bien qu'avec des événements“, constate-t-elle.
Les agences de relations publiques sont également bien positionnées en matière d'acquisition de visiteurs. Elles disposent d'une base de données avec des représentants des médias, qui ne sont pas seulement invités eux-mêmes, mais peuvent également attirer l'attention de leur lectorat sur l'événement. La question du public cible est essentielle. „Le vin.campus est un événement purement B2B“, souligne Frers. „Il s'adresse aux professionnels du vin du commerce, de la gastronomie et des médias, qui peuvent être à la fois des multiplicateurs, des acheteurs ou les deux à la fois.“
En juin 2023, le „ff.k vin.campus“ a eu lieu au Maindock à Francfort
ff.k Relations PubliquesCe public cible est exigeant et a peu de temps. Par conséquent, un format qui doit les atteindre doit être pertinent sur le plan du contenu et compact dans le temps. Un week-end classique de foire, comme lors des événements B2C, n'est pas envisageable. „Nous étions conscients que nous ne pouvions pas dépasser un jour et que ce jour devait être choisi avec soin“, rapporte Frers. Le choix s'est porté sur le lundi, qui est souvent un jour de repos dans de nombreux établissements de restauration et où les détaillants ont souvent l'occasion de prendre du temps pour des événements.
Ainsi, le „vin.campus“ commence le lundi matin et se termine le lundi après-midi tard. Entre-temps, les participants sont flexibles dans leur gestion du temps. „Le programme est conçu de manière à ce que les visiteurs puissent librement décider s'ils restent juste une ou deux heures ou toute la journée“, explique Frers. Il y a deux éléments : le „marché“ avec des stands de dégustation et d'information ainsi que les „masterclasses“, où des experts transmettent de manière concise des sujets spécifiques.
Les thèmes proviennent des clients d'agence participants. Entre trois et cinq ont jusqu'à présent participé. Chaque client obtient à la fois un stand de marché et une masterclass. L'éventail va d'un pays viticole complet comme la Géorgie à des régions viticoles individuelles comme la Loire, le Pays d'Oc ou la Ribera del Duero, en passant par des vins sans alcool et des alternatives au vin. Il est important que les visiteurs puissent découvrir tous les thèmes en quelques heures.
Le réseautage de l'agence dans l'industrie viticole est déterminant pour le succès. „Nous devons rencontrer nos visiteurs professionnels sur un pied d'égalité“, dit Frers. „Grâce à nos contacts établis, nous parvenons non seulement à cibler le bon public, mais aussi à toujours obtenir des Masters of Wine renommés pour animer les masterclasses.“
Jusqu'à présent, le „vin.campus“ a eu lieu à Cologne, Hambourg et Francfort, à chaque fois dans des lieux marquants. Positionner l'événement une fois par an dans une autre région métropolitaine semble judicieux, car cette restriction augmente la valeur. Environ 70 visiteurs professionnels ont assisté à chaque événement. Frers se dit satisfait : „L'idée de créer des synergies temporelles et de contenu en regroupant les apparitions de nos clients en un jour a parfaitement fonctionné.“ En 2025, le „ff.k vin.campus“ est prévu non seulement en Allemagne, mais aussi en Suisse.
Pour les agences de relations publiques, un événement professionnel compact et varié, où elles peuvent présenter leurs clients, peut donc être intéressant. En période de crise, les budgets pour le marketing, la communication et les événements sont rapidement remis en question, réduits ou complètement supprimés. Qui a un partenaire capable de lui offrir une foire d'agence réussie préfèrera peut-être économiser ailleurs. C'est en tout cas l'espoir des agences.