Un regard dans les coulisses

Placetel est un central téléphonique dans le nuage. Il n'y a plus de central téléphonique physique, mais il existe virtuellement sur l'internet. L'avantage pour nos membres est qu'ils peuvent joindre toute l'équipe par le biais des extensions, même si chacun travaille à un endroit différent dans le monde. L'"appareil final" est alors un téléphone professionnel classique avec affichage de l'occupation et touches de numérotation directe, un téléphone mobile ou un logiciel sur le PC.

De bonnes possibilités de communication sont particulièrement importantes pour les équipes dont les employés sont répartis dans le monde entier. Grâce à Slack, nous collaborons presque aussi efficacement que si nous étions assis l'un en face de l'autre. Les courriels internes sont l'exception plutôt que la règle.

Le point de contact le plus important pour nos membres est notre site web. Nous le développons en permanence avec une équipe de plusieurs personnes, en créant de nouvelles fonctionnalités et en améliorant la convivialité. Ici, nous travaillons constamment sur plusieurs tâches en parallèle, avec des concepteurs UX, des graphistes, des programmeurs, des testeurs et des membres de l'équipe centrale travaillant en étroite collaboration. Nous résolvons cette complexité avec l'outil de gestion de projet Jira. Grâce à Jira, chacun sait toujours exactement ce qu'il doit faire et quelles sont les prochaines étapes.

Il est difficile d'imaginer notre salle de conférence sans Google Meet. Il n'y a guère de réunion qui n'inclue pas des membres de l'équipe travaillant en externe par vidéo.

Le courrier électronique est toujours très important pour nous. Chaque jour, nous recevons environ 100 courriels de membres et de partenaires de coopération. L'équipe doit y répondre. Gmail présente l'avantage pour nous de ne pas avoir besoin d'un programme de messagerie local, tout le monde a juste besoin d'un navigateur, où qu'il soit.

C'est la même chose avec l'agenda de Google. Dans notre cas, tous les membres de l'équipe ont accès aux calendriers des autres membres de l'équipe. Cela nous permet de réagir et de planifier avec souplesse.

Avec Ahrefs, nous vérifions que notre site Web convient aux moteurs de recherche. Nous considérons l'optimisation des moteurs de recherche non seulement comme un outil de marketing, mais aussi comme un outil permettant de donner à nos membres et non-membres des réponses optimales aux requêtes de recherche dans Google.

La console de recherche va dans le même sens. Nous l'utilisons également pour améliorer notre présence et notre convivialité lors des recherches dans Google.

Pour nous, les documents, les présentations et les feuilles de calcul n'existent pas sur les disques durs locaux, mais dans le nuage. Notre outil pour cela est Google Drive. Par exemple, nous l'utilisons pour travailler sur un document depuis différents endroits avec plusieurs membres de l'équipe en même temps.

Bien que le site ait été développé par des experts en UX, de nombreuses questions restent sans réponse dans l'utilisation quotidienne par nos membres. C'est là qu'Optimize peut être utilisé pour tester et essayer de déterminer laquelle de plusieurs variantes est la mieux comprise. La meilleure variante est ensuite adoptée dans le site Web final pour l'avenir. De cette manière, nous améliorons constamment l'expérience de nos membres lors de l'utilisation du site web.

Nous utilisons des outils d'analyse pour déterminer quelles sont les sections de notre site Web les plus populaires auprès de nos membres. Cela nous permet de concentrer nos ressources sur ces domaines afin de mieux répondre aux besoins de nos membres.

En moyenne, plusieurs milliers d'e-mails quittent nos locaux chaque jour. Pour garantir qu'ils arrivent comme nos membres l'attendent, nous utilisons un service d'envoi professionnel pour nos courriels. Grâce à Amazon SES, le taux d'e-mails non distribuables est minime.

Bien entendu, nos membres utilisent des centaines de programmes de messagerie, de tailles d'écran et de versions de systèmes d'exploitation différents. Néanmoins, nous voulons aussi que nos courriels soient lisibles partout de la même manière. Pour tester cela et éviter autant que possible les e-mails illisibles, nous utilisons le service professionnel de test d'e-mails.

Malgré la grande complexité de nos tâches et processus, nos membres veulent des réponses fiables. Rien ne doit être oublié et les informations doivent toujours être à portée de main. C'est là que Workflowy intervient.

Wein-Plus possède également un blog classique. Cependant, uniquement pour la communication interne du patron à l'équipe. Le blog s'appelle donc "Utzblog".

Nous stockons toutes les procédures, instructions organisationnelles et autres informations dans notre propre wiki. Pour ce faire, nous utilisons le même logiciel que le célèbre Wikipedia. Tous les membres de l'équipe maintiennent le Dokuwiki, comme nous l'appelons, à jour. Cela signifie que l'équipe dispose toujours d'un ouvrage de référence actualisé.

Nos serveurs ne sont pas situés dans notre propre salle des serveurs, mais chez Hetzner. Là, ils sont protégés de manière beaucoup plus sûre contre les perturbations physiques, les coupures de courant et les pannes d'Internet que nous ne pouvons le garantir nous-mêmes. Hetzner veille à la sécurité et à la stabilité des serveurs 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Après tout, nos membres veulent utiliser Wein-Plus en toute sécurité et avec le moins de temps d'arrêt possible.

Une équipe satisfaite est la base de membres satisfaits sur Wein-Plus. Mais tout ne se déroule pas toujours à la satisfaction des membres de l'équipe et il arrive que l'on veuille en parler au patron, éventuellement de manière anonyme. C'est exactement ce que CompanyMood permet à l'équipe de faire. Vous pouvez y donner régulièrement votre avis sur votre propre satisfaction. Celle-ci est régulièrement évaluée et la nécessité d'une action d'amélioration en découle conjointement.

Lorsqu'une personne rencontre des problèmes avec le site web, la meilleure façon de l'aider est de lui fournir des captures d'écran. Lightshot aide à les prendre, à les étiqueter et à les envoyer à notre membre ou à d'autres membres de l'équipe.

Lorsque les captures d'écran ne suffisent pas, Screencastify entre en jeu. Il vous permet d'enregistrer votre écran sous forme de vidéo. De temps en temps, j'essaie d'utiliser Screencastify pour expliquer certains processus sous forme de vidéo explicative pour les membres. Vous pourrez ensuite les retrouver sur Facebook et sur notre chaîne Youtube.